Política de tratamiento de datos personales

Política de tratamiento de datos personales

POLITICAS PARA EL MANEJO, LA ADMINISTRACIÓN Y EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN TUBOS Y LAMINAS S.A.
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios números 1377 de 2013 y 1074 de 2015, y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de Protección de Datos Personales, Tubos y Laminas S.A. expide las siguientes Políticas que buscan garantizar en su condición de Responsable de manejo de información personal que se realice el Tratamiento de ésta en estricto cumplimiento de la normatividad vigente, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asisten.
En el desarrollo de las presentes políticas, se entenderá por dato personal cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.

IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social: Tubos y Laminas S.A
Domicilio: Bello (Antioquia)
Dirección: Calle 22 D número 43C-20(Autopista Medellín-Bogota)
Correo Electrónico: tubosyl@une.net.co Teléfono: (4) 4618659

TIPOS DE INFORMACION SUJETA A TRATAMIENTO
En ejercicio de sus actividades, el responsable realiza el Tratamiento de Datos Personales de: clientes, empleados, proveedores y accionistas. Actividad que realiza directamente.
La recolección de datos personales se limitará a aquellos que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son requeridos conforme a la normatividad vigente.
Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización previa, expresa e informada del Titular por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta, a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.
En los eventos en que se requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste, se deberá obtener del titular de los
datos una nueva autorización. En consecuencia, toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada deberá corresponder al ejercicio de sus funciones legales o a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular.

En cumplimiento de la ley TUBOS Y LAMINAS S.A no recolecta ni almacena datos de niños, niñas y adolescentes, solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando el consentimiento previo y expreso a los titulares e informándoles que por tratarse de datos sensibles no están obligados a autorizar su tratamiento y sobre la finalidad exclusiva de los mismos.

Entiéndase como datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION
TUBOS Y LAMINAS S.A no compartirá ni revelará la información confidencial con terceros, es decir, mantendrá en todo momento la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla. Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos Funcionarios o áreas que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.

SEGURIDAD DE LOS DATOS
Para garantizar la seguridad de la información sujeta a Tratamiento TUBOS Y LAMINAS S.A. la protegerá mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, copia, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Adicionalmente, mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y los sistemas de información. Estos datos pueden ser conservados, almacenados y procesados en servidores propios ubicados en el domicilio de la compañía o de manera manual o archivos.

FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

A) EMPLEADOS Y EX EMPLEADOS:
Las finalidades del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los Colaboradores de la Compañía, es cumplir con las obligaciones laborales, legales y reglamentarias, tales como: emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del Dato con la Compañía, envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, EPS, pago de nómina, participación en programas de bienestar, contar con la información actualizada para el buen desarrollo de la relación laboral, tener a disposición de los ex empleados la información durante el tiempo establecido por la Ley Laboral.

B) CLIENTES Y PROVEDEDORES PERSONAS NATURALES Y JURIDICAS:
Tiene el propósito que pueda cumplir con las obligaciones contractuales y comerciales a su cargo, tales como toma de pedidos; facturación; garantías; envío de mercancía; proveer información sobre nuestros productos y servicios; efectuar eventos o promociones de tipo comercial; llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, de mercadeo o publicitarios; programas de fidelización con clientes; informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios; enviar estados de cuenta de cartera; evaluar la calidad de nuestros productos y servicios mediante encuestas de satisfacción; realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago; reporte a centrales de riesgos. Actividades que podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido.

C) ACCIONISTAS
Los Datos e información personal de las personas naturales o jurídicas que llegaren a tener la condición de accionista, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. Se solicitará autorización para efectuar el Tratamiento de la información de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente tales como: ejercicio de derechos pago de dividendo; convocatoria a las reuniones de Asamblea general de accionistas y de Junta Directiva; envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados por la Compañía; emisión de certificaciones; dar cumplimiento a la ley colombiana y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas
en ejercicio de servicios públicos. En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la Compañía que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren Datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la norma aquí adoptada, además de prevenir posibles sanciones legales.
Para todos los casos es importante aclarar que en ningún momento estas bases de datos se comercializarán con otras empresas, sociedades o entidades.

DERECHOS DEL TITULAR
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la compañia como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
c. Ser informado por la Compañía, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

AREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO
El área responsable ante la cual se debe dirigir el Titular de la información para cualquier fin es el departamento Administrativo de TUBOS Y LAMINAS S.A. En el momento en que lo considere necesario, el Titular de la información puede ejercer de manera gratuita, todos sus derechos, mediante una comunicación escrita enviada al correo electrónico tubosyl@une.net.co ; a la calle 22 D número 43C-20 Bello - Antioquia (Autopista Medellín- Bogota) dirigida al Departamento Administrativo. La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de recibo de la misma.

DE LOS DERECHOS DEL TITULAR VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS, TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
En el tratamiento de datos personales la permanencia de los datos en los sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, se procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado. La información de los empleados y ex empleados, se conservará de manera indefinida por contener información que puede ser requerida por el titular para efectos pensionales.

ACTUALIZACION Y MODIFICACION A LA POLITICA
TUBOS Y LAMINAS S.A. se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta política. Las cuales serán divulgadas o actualizadas según estipula la ley.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PROHIBICIONES
En desarrollo de esta Política, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento. Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro Tratamiento de Datos Personales y de Datos Personales de carácter sensible, sin autorización previa, expresa e inequívoca del Titular del mismo. Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro Tratamiento de Datos Personales, diferentes a los que fueron previamente autorizados por el titular. El incumplimiento de estas prohibiciones por parte de los Colaboradores de la Compañía será considerado como falta grave. Se informa que el aviso de privacidad de tratamiento de los datos personales puede consultarlo en www.tubosylaminas.com VIGENCIA: Las presentes políticas rigen a
partir de noviembre de 2016.